Telefonia e PBX: guida essenziale per l’azienda
Come funziona un PBX, come preparare una portabilità e come gestire messaggi e flussi di chiamata.
1Cos'è un PBX?
Il PBX (Private Branch Exchange) è il sistema telefonico dell’azienda. Gestisce chiamate interne ed esterne, code, gruppi di risposta e messaggi vocali. Può essere installato in sede, erogato in cloud oppure configurato in forma ibrida.
2PBX cloud, ibrido o fisico?
- Cloud — Nessun hardware in sede. Gestito dal provider. Ideale per uffici senza stanza server.
- Ibrido — PBX in sede integrato con servizi cloud o applicazioni per il lavoro da remoto. La configurazione dipende dalle esigenze e dalla compatibilità.
- Fisico (on-premise) — PBX installato in azienda, con gestione e manutenzione degli apparati locali.
3Portabilità dei numeri: come prepararsi
Richiedete il modulo di portabilità al nuovo operatore
Preparate: contratto/fattura attuale, documento legale, visura camerale
Firmate il modulo e attendete le tempistiche confermate dall’operatore
Il passaggio avviene secondo la finestra comunicata dall’operatore e può comportare un periodo di indisponibilità
Pianificate il cambio con cura
Programmate il passaggio in un orario non critico, avvisate i referenti interessati e predisponete un recapito alternativo.
4IVR: menu vocale automatico
L'IVR (Interactive Voice Response) è il menu che guida il chiamante: "Premi 1 per vendite, 2 per assistenza...". Regola d'oro: massimo 3 opzioni, messaggio breve (meno di 20 secondi), sempre un'opzione per parlare con un operatore.
5Messaggi per ferie e chiusure
Registrate un messaggio con data di riapertura e numero alternativo. Attivatelo almeno un giorno prima della chiusura. Non dimenticate di disattivarlo al rientro.
Quando chiamare un tecnico
Se il PBX non riceve chiamate, se l’audio è distorto o se le comunicazioni si interrompono: controllate prima la connessione internet (il VoIP dipende dalla rete), poi chiamateci.
Problemi con il PBX?
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